Литерные номера в описях дел

Составление и оформление описей дел литерные номера в описях дел. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и литерные номера в описях дел личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

По этим описям документы передаются в архив.

Похожие вопросы

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме приложение 12 в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: В конце описи вслед литерные номера в описях дел последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи наличие литерных литерные номера в описях дел пропущенных номеров.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

литерные номера в описях дел

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

Литерные номера в описях дел годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, литерные номера в описях дел дело сформировано неправильно. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме приложение 1.

литерные номера в описях дел

Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

литерные номера в описях дел

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

Search form

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

Лист-заверитель дела: разбираем форму

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, литерные номера в описях дел, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации лицом, ответственным литерные номера в описях дел архив. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Куда и как помещается лист-заверитель

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками. Годовой литерные номера в описях дел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, литерные номера в описях дел графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

Представляются 4 его экземпляра. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

литерные номера в описях дел

В организациях с небольшим объемом литерные номера в описях дел образующихся дел постоянного хранения до дел опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись.

Итоговая запись и заверительная надпись приложение 13 к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

Кадровая стратегия предприятия

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются. Обязательным элементом оформления законченной описи является литерные номера в описях дел лист приложение литерные номера в описях дел На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается. В годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения включаются заголовки литерные номера в описях дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения составляется по установленной форме приложение 2. Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов см. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму приложение 3. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи личные дела, трудовые книжки и. Личные дела личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров инспектором по кадрам и представляется на рассмотрение ЦЭК ЭК организации.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения приложение Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для литерные номера в описях дел организации документов научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и.

Дела литерные номера в описях дел в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта приложение 4 производится после подготовки описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

литерные номера в описях дел

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением. Порядок передачи документов в архив организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются литерные номера в описях дел архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, литерные номера в описях дел документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудником литерные номера в описях дел, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела.

литерные номера в описях дел

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

литерные номера в описях дел

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

литерные номера в описях дел

литерные номера в описях дел

В деле подшито и пронумеровано _листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера  В опись я пишу что пронумеровано 17 листов?? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что.

литерные номера в описях дел

Формирование и хранение личных дел.) наличие литерных и пропущенных номеров листов  Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

литерные номера в описях дел

количество листов дела; литерные номера  Следует иметь в виду, что при наличии внутренней описи необходимо отдельно указывать количество ее листов.

литерные номера в описях дел

В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации (пропущенные и литерные номера).

литерные номера в описях дел

нумерации документов дела: литерные номера листов (при их наличии) перечисляются в соот  Описательная часть описи дел включает в себя следующие эле-менты: порядковые номера дел по описи; - заголовки и крайние.

литерные номера в описях дел

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за  В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65, в том числе: литерные номера.

литерные номера в описях дел

Литерные номера возникают в описи в том случае, если заголовок дела включается в опись уже после того, как была проведена нумерация описательных статей описи.

литерные номера в описях дел

количество листов дела, литерные номера или наоборот пропущенные в случае наличия ошибок нумерации, чтобы ее не переделывать  Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.

литерные номера в описях дел

Например: Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи.